11 نصيحة تساعد المديرين في تعزيز الانسجام والتعاون بين فريق العمل
يعتبر الانسجام بين فريق العمل عاملا رئيسيا في نجاح أي شركة، فهو يشجع كل فرد داخل الفريق لمشاركة أفكاره بأمانة وثقة مع زملائه مما يساعد على إحراز أعلى النتائج والخروج بأفضل الحلول.
وتقع المسؤولية الأكبر في تأسيس هذه الروح الإيجابية من التعاون بين أعضاء الفريق على عاتق القيادات الإدارية رغم صعوبتها، وقدم "إنتربرينيير" عدداً من النصائح لمساعدة هذه القيادات على بناء فريق عمل أكثر تعاوناً وانسجاماً.
1- الشخص المناسب في المكان المناسب
- عدم توزيع المهام بصورة تتلاءم مع إمكانيات وقدرات كل عضو من أعضاء الفريق سيتسبب في معاناة جميع أعضائه وخروج النتائج دون المستوى المطلوب، فيجب على المسؤولين منذ البداية إجراء مقابلات مع كل فرد على حدة للتعرف على مواضع تميزه وإسناد المهمة المناسبة لها.
- ولا يترددون في إجراء تبديل في الأدوار إذا لمسوا تفوق زميل على آخر في مهمة معينة، وكلما كان ذلك في بداية عملية التعيين كان أفضل لأنه يضمن عدم ضياع مواهب الموظف الكفء بوضعه في المكان غير المناسب.
- ففريق العمل داخل المؤسسة يشبه "التروس" داخل الآلة، فإذا لم يتم تثبيت الأخيرة بدقة في الوضع المناسب لها فسوف تحتك وتسحق بعضها البعض وتتوقف الآلة عن العمل، ومهمة المدير هي بناء فريق عمل متجانس يكمل بعضه بعضاً، ولن يتأتى ذلك إلا بوضع الشخص المناسب في المكان المناسب الذي يجعله أكثر راحة وإبداعاً، مع مراقبة أداء الفريق على الدوام وإجراء التبديلات المطلوبة إذا استلزم الأمر باستمرار.
2- بناء علاقات متينة مع كل فرد
- نجاح المدير في تأسيس علاقات جيدة مبنية على الاحترام مع كل فرد من أفراد الفريق يشيع أجواء الألفة والتعاون بين كافة أعضائه ويقوي العلاقات فيما بينهم، كما يدعم مركزه كقائد للفريق والشخص الأجدر بالتماس رأيه في أوقات الأزمات.
3- وضع قواعد مرجعية
- من المهم للغاية وضع قواعد واضحة للعمل، بأن يعرف كل فرد طبيعة مهمته بالتحديد ودون التباس ويعرف الجهة التي يتم الرجوع إليها في أوقات الخلافات.
- فلا بد من تحديد الأشخاص الذين يكون لهم الكلمة الأخيرة في حسم الخلاف بين أعضاء الفريق منذ البداية، فهذا يضمن عدم تطور الخلافات إلى نزاعات وخروجها عن السيطرة.
4- استيعاب الهدف الأساسي
- وضوح الأهداف أمام فريق العمل يساعده على إنجاز المهام المطلوبة منه على أكمل وجه، فيجب إطلاع كافة أفراده على الهدف العام للشركة أولاً ثم إطلاعه على أهداف المشروع القائمين عليه وكيف يدعم الهدف الأساسي، مع التأكد من استيعاب كل فرد لطبيعة مهمته الشخصية وفتح مجال الاستفسار حول أي مشكلة أو لبس لديه بشأنها.
5- ترسيخ مبدأ المشاركة
- يجب التأكد من مشاركة كافة أفراد الفريق في المناقشات الجارية بشأن المشروع المطلوب إنجازه.
- بعض الموظفين يتسمون بالخجل، ولديهم مهارات متواضعة في مجال الحدث وسط التجمعات، وهنا يأتي دور المدير بتشجيعهم على التحدث بتوجيه الأسئلة المباشرة لهم عن آرائهم بشأن الموضوع محل المناقشة.
6- التشجيع على المشاركة
- يجب تشجيع كل فرد من أفراد الفريق على طرح أفكاره بحرية مهما كانت، فليس هناك فكرة يمكن وصفها "بالسيئة" عند العمل في إطار الفريق، وتكرار تسفيه الأفكار المطروحة سيؤدي لتردد الموظفين في عرض أفكارهم التي يتحمسون لها مما يضعف الأداء الجماعي، فالسماح بالتعبير الحر عن الأفكار من أهم سمات الفرق الناجحة.
- لكن إذا لاحظ المسؤول انحراف المناقشة عن طبيعة الموضوع الأساسي فيمكنه إعادتها لمجراها بفطنة دون التسبب في إحراج أو ضيق أي من أفراد الفريق.
7- جدول محدد بالأهداف والتوقيتات
- في ظل العمل الجماعي من المهم وضع جدول بالمهام الفردية والتوقيتات المحددة لإنجازها، فهذا يساعد الموظف كثيراً على تنظيم وقته وقياس قدر تقدمه في إنجاز المهمة، ويحول دون تخبطه وارتباكه وسط المسؤوليات المخولة إليه.
8- التقييم المنتظم للأداء
- يُنصح بتقييم المساهمات الفردية في العمل الجماعي بانتظام لتحديد نقاط الضعف والقوة لدى كل فرد، وتفيد هذه التقييمات الموظف نفسه، حيث يصبح أكثر إدراكاً بوتيرة تطوره الذاتي واتخاذ الخطوات اللازمة لإصلاح مواضع الضعف لديه.
9- تعزيز العلاقات خارج حدود الشركة
- من المفيد للغاية الاجتماع بالموظفين في الأماكن العامة خارج حدود الشركة لمناقشة بعض أمور العمل، فهذا يحد من رتابة الأجواء الرسمية ويساعد أعضاء الفريق على التعرف على الجوانب الشخصية المختلفة لكل منهم مما يدعم روح الألفة بينهم.
ــ لكن يُنصح بإجراء ذلك دون انتهاك الوقت الشخصي للموظفين، فيمكن تنظيم تلك الاجتماعات في أثناء إحدى ساعات الظهيرة، أو الخروج لتناول وجبة الغداء معاً ثم العودة للشركة وهكذا.
10- التواصل الواضح
ــ سواء كان التواصل مع الموظفين يتم بطريقة مباشرة أو غير مباشرة فمن المهم للغاية التأكد من أن جميعهم على علم بكافة التطورات الجارية وباستلامهم لكافة الرسائل الإلكترونية المرسلة واستيعابهم للهدف الصحيح منها.
ــ من الأفضل التواصل مع فريق العمل بطريقة مباشرة وحصر التواصل الإلكتروني وغيره من الأساليب غير المباشرة في أضيق الحدود، فغياب نغمة الصوت وملامح الوجه للمرسل في الحالة الثانية قد يسبب التباساً لدى المتلقي بشأن فحوى ومغزى الرسالة.
11- العدل
ــ يجب أن يحرص المسؤول على عدم التمييز بين الموظفين وعدم الخضوع للأهواء الشخصية بمحاباة أي موظف، فالنفس البشرية بطبيعة الحال قد تميل لشخص دون آخر، وهنا يأتي دور المدير بتغليب روح المسؤولية على الاعتبارات الشخصية.
- وفي هذا السياق يجب الحرص على التوزيع العادل للمهام بين أعضاء الفريق، فاختلال التوازن في هذا التوزيع يشعل السخط والكراهية بين أعضاء الفريق ويفقدهم احترامهم لسلطة المسؤول.
